Multifunción: si o no

Impresora OKI multifunción mb470LEn el momento de adquirir una impresora, o de sustituir un equipo de impresión, copia o fax, nos planteamos la opción de elegir un equipo multifunción. Muchas veces la elección no es tan obvia como pueda parecer, y es necesario hacer un análisis previo para tomar la decisión adecuada.

Los puntos más importantes a tener en cuenta serán los siguientes:

Ubicación. Si centralizamos los trabajos de impresión, escaneo y copia en un mismo dispositivo, debemos tener en cuenta el número de usuarios que lo emplearán y la distancia que tendrán que recorrer para recoger los trabajos impresos o para realizar los trabajos de copia o digitalización. En caso de que los ahorros en costes sean superiores al posible gasto de tiempo productivo merecerá la pena. En aquellos casos en los que este factor sea inverso, deberemos optar por equipos individuales.
Otro caso en el que no será viable una ubicación centralizada y pública será cuando debamos imprimir documentos confidenciales. Salvo que el equipo disponga de funciones de seguridad para impresión diferida por medio de contraseña, no podremos optar por una ubicación pública.
En contra, en aquellos despachos pequeños, en los cuales el espacio sea un condicionante, el hecho de disponer en un solo equipo de las funciones que harían 3 aparatos distintos nos permite ahorrar superficie de trabajo, que en ocasiones puede tener un coste muy superior al de la máquina.

Disponibilidad. Hemos de valorar el hecho de que si se avería un equipo multifunción, podemos quedarnos sin ninguna de las funcionalidades. Si tenemos distintos aparatos, cuando se avería la impresora, podemos seguir recibiendo faxes. Incluso si no somos lo suficientemente previsores y nos quedamos sin consumible para la máquina, puede que no podamos usar ninguna de sus funciones.

Coste de impresión. Deberemos calcular el coste de impresión en equipos convencionales y compararlos con los del equipo multifunción que pretendamos adquirir. El hecho de ser multifunción no garantiza que los costes de impresión sean más baratos no más caros que con otras opciones. La diferencia del coste de impresión de una página, multiplicado por el número de páginas que imprimamos al año, nos dará el ahorro o sobrecoste anual.

Precio. Como en cualquier decisión de compra, el precio debería ser el último factor a analizar, pero no por ellos debemos despreciarlo. Existen en el mercado equipos multifunción de todas las gamas de precios. En este sector de productos, habitualmente el precio es inversamente proporcional al coste de impresión, es decir, una máquina muy barata tendrá un coste de impresión muy alto. Sin embargo ninguno de los dos datos por separado nos dará la clave para la toma de decisiones. Voy a poner un ejemplo con dos casos:

Empresa A: Volumen medio de impresión anual de 600.000 páginas (incluyendo documentos impresos, fotocopias y faxes recibidos)

Empresa B: Volumen medio de impresión anual de 50.000 páginas (incluyendo documentos impresos, fotocopias y faxes recibidos)

Equipo Multifunción 1: Precio 2.500,00 € y coste de impresión de 0,0080 € por copia
Equipo Multifunción 2: Precio 500,00 € y coste de impresión de 0,0200 € por copia

La diferencia de costes de impresión es de 0,012 € por copia

Con una sencilla operación aritmética calculamos el ahorro de usar el equipo 1 en cada una de las empresas:

Empresa A: 600.000 x 0,012 = 7.200,00 €
Empresa B: 50.000 x 0,012 = 600,00 €

Esta claro que para la empresa A, la única opción viable es adquirir el equipo 1 ya que en caso de adquirir el equipo 2, estaría gastando 7.200,00 € anuales más que con el 1.
Sin embargo para la empresa B, en caso de que adquiera el equipo A, deberán pasar casi 4 años para poder amortizar la diferencia de precio con los ahorros de impresión. Quizás no sea la mejor elección el equipo 1, siempre que el 2 sea el indicado para ellos por sus prestaciones y funcionalidades.

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