La gestión documental no es una opción, es una necesidad

scanner fujitsuDentro del concepto de “Gestión Documental” se engloban distintas tecnologías, necesidades y hábitos que es necesario desglosar para llegar a comprender todo su alcance y el por qué es una necesidad real en cualquier ámbito. Se trata del conjunto de aparatos, programas y procedimientos que sirven para archivar, ordenar, mantener, recuperar y en su caso destruir los documentos que una organización emite y recibe.

Sobre los “aparatos” y “programas”, los fabricantes de las distintas soluciones nos intentarán convencer de que su producto es mejor que el de la competencia por diversos motivos, y la verdad es que todos tienen algún hecho diferencial que hace que para determinadas circunstancias unos sean más aconsejables que otros. Lo cierto es que no hay una solución “única”, ya que en función del número de documentos a tratar, si están impresos por 1 ó 2 caras, su tamaño, el contenido de los mismos, etc, deberemos optar por una u otra solución. Al final, todo se resume a un escáner que convierta los documentos en imágenes, un OCR que convierta el contenido de los documentos en información digital susceptible de ser tratada informáticamente y un gestor de bases de datos que nos permita guardar, buscar y recuperar los documentos por distintos conceptos de búsqueda.

De todos modos, lo más importante para una empresa son los “procedimientos”, es decir, cuándo genera o recibe un documento. Disponer de los procedimientos adecuados sobre lo que se debe hacer y cómo debe fluir la información que contiene dicho documento. Si estos procedimientos no existen o no se cumplen, no nos sirve de nada escanear, será perder el tiempo.

Cualquier organización, con el manejo de los documentos físicos se enfrenta a los siguientes problemas, que la “Gestión documental” puede ayudar a solucionar :

  • Un documento en papel no se puede compartir salvo que todas las personas que tengan que hacerlo estén en la misma ubicación al mismo tiempo
  • El archivo de un documento en papel sólo puede usar un criterio de archivo por cada copia del documento
  • El espacio físico para el archivo de documentos es finito y tiene un coste
  • La búsqueda de un documento, una vez archivado, puede resultar complicada y tiene un coste por tiempo invertido
  • Volver a guardar un documento, una vez extraído del archivo, puede ser una utopía
  • Los documentos impresos con tecnología láser, tienen una vida limitada, ya que no hay tinta que impregne el papel, es un tóner sólido que se ha adherido al papel por calor y presión y que con el paso de los años terminará desprendiéndose
  • Se puede disminuir el consumo de papel y consumibles usando copias electrónicas de los documentos, pero cuando realmente necesitemos copias impresas, las podemos obtener sin ningún problema.

En resumen, tal y como se describe en el título del artículo, para cualquier organización hoy es necesario un sistema de Gestión Documental.

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